Organizacijske vještine su one vještine koje su nam potrebne kako bismo učinkovito iskoristili vlastito vrijeme, snagu i resurse te obavili poslove i zadatke sa što manje stresa. Organizacijsko ponašanje obuhvaća određivanje zadataka koji se trebaju obaviti i osoba koje ih trebaju obaviti te načina kako se zadaci mogu obaviti da bi se postigao krajnji cilj. 

Osim na poslovnom planu, organizacijske vještine i kompetencije važne su za svakog pojedinca osobno kako bi znao postaviti vlastite ciljeve, osigurati adekvatna sredstva za ostvarivanje ciljeva te pritom održavati kvalitetu života i psihološku dobrobit.

Koje su organizacijske vještine? 

Prije svega, važno je jednostavno odgovoriti na pitanje što su vještine. Prema definiciji iz Hrvatske enciklopedije, vještine predstavljaju brzo i točno izvođenje složenog slijeda naučenih radnji koje osobi omogućuju lakše i uspješnije obavljanje određene aktivnosti. S obzirom na to da su u pitanju naučene radnje, vještine se stječu uvježbavanjem, odnosno izlaganjem određenim situacijama i ponavljanjem određenih radnji. Stoga, organizirane pojedince možemo prvenstveno promatrati kao strpljive, uporne i marljive pojedince koji su svoje vještine gradili s vremenom. 

Kada stavimo u fokus profesionalne vještine i ako su nam važne samo organizacijske vještine u životopisu, onda ih ukratko možemo podijeliti na:

• tehničke vještine – sposobnost primjenjivanja specijalističkog znanja ili stručnosti u određenom području
• međuljudske vještine – sposobnost surađivanja, razumijevanja i motiviranja drugih ljudi, pojedinačno ili u grupama
• konceptualne vještine – misaone sposobnosti za analiziranje i dijagnosticiranje složenih situacija te identificiranje problema, razvijanje alternativnih rješenja te donošenje odluka.

Međutim, organizacijske vještine nisu važne samo u poslu. Iako ih češće spominjemo u kontekstu profesionalnog razvoja, činjenica je da pojedinci koji razvijaju i posjeduju ove vještine imaju zavidnu razinu organizacije i u privatnoj životnoj domeni.

Organizacijske vještine mnogi brzopleto navode u životopisu i podrazumijevaju kao nešto što “svatko može”, ali u stvarnim situacijama se vrlo brzo primijeti tko ih posjeduje, a tko ne. Stoga ih je važno promatrati iz više perspektiva, kako iz poslovnih, tako i iz privatnih područja ljudskog funkcioniranja.

Organizacijske vještine – i privatno i poslovno!

Kada su u pitanju organizacijske vještine, primjer pojedinca koji se svaki dan budi prije svih, obavlja jutarnju tjelovježbu i sretno sjeda za laptop nije realan. Važnije su neke druge metakognitivne sposobnosti za koje je nužno iskustvo rada na sebi i suočavanje s raznim životnim izazovima.

1. Emocionalna inteligencija

Iako bi netko mogao zaključiti da u organizaciji nema mjesta emocijama, činjenica je da je za dobru organizaciju jako važna emocionalna inteligencija. Kamen temeljac emocionalne inteligencije jest svijest o vlastitim osjećajima u trenutku kada do njih dolazi, a pritom je važno i prepoznavanje tuđih emocija, kao i suosjećanje, odnosno mogućnost zauzimanja perspektive druge osobe i dijeljenje emocionalnog iskustva. 

Da bi netko mogao biti svjestan vlastitih emocionalnih stanja, mora biti svjestan vlastite ličnosti i znati jasno pozicionirati vlastito “ja”. Za to je jako važna sposobnost samopromatranja koje omogućuje neutralno stanje koje ostaje stabilno čak i usred uzburkanih emocija. Samopromatranje omogućuje maleni odmak od trenutnog emocionalnog iskustva te potpunu svjesnost onoga što se događa bez da se osoba u tome izgubi.

Pročitajte članak “Emocionalna inteligencija – što je to i zašto je važna?“.

2. Sposobnost prilagodbe

Vraćanje u optimalno funkcioniranje nakon stresnih i teških situacija nije nimalo jednostavno. Raspadanje na komadiće u emocionalno zahtjevnim trenucima ujedno znači i dugotrajni proces oporavka i skupljanja tih istih komadića kako bi se osoba mogla vratiti u približno isto normalno stanje koje je imala prije toga. 

Međutim, organizirani pojedinci imaju visoko razvijene tehnike suočavanja sa stresom koje im pomažu u brzoj prilagodbi i prihvaćanju situacije. Svjesniji su emocionalnih procesa koji se u njima odvijaju, ne boje se suočavanja s problemima, jasno verbaliziraju svoje potrebe i traže podršku koja će im pomoći u vraćanju psihičke i fizičke snage.

Pročitajte članak “Tehnike suočavanja sa stresom koje provjereno pomažu“.

3. Upravljanje vremenom

Sposobnost planiranja i kontroliranja obveza, planova i svakodnevnih ciljeva nije nimalo jednostavna. Planovi se mijenjaju iz minute u minutu, a tijekom kaotičnih perioda se često pitamo kako uopće funkcioniramo s obzirom na kronični vremenski deficit. Ponekad se moramo voditi metodom HITNO-BITNO, tj. obavljati samo ono što je hitno u tom danu, ali važno je znati i dugoročno planirati.

Jedna zanimljiva metoda koju organizirani pojedinci često koriste je ABC metoda. Svaki projekt ili zadatak koji se nalazi na popisu A se smatra najvažnijim. Zatim slijedi popis B gdje su manji važni zadaci, a na popisu C su najmanje važni zadaci i obveze za koje ne morate odmah izdvojiti vrijeme.

Uz sve to, važno je osigurati vrijeme za odmor. Zaboravljanje na fiziološke potrebe zbog posla može se tolerirati eventualno jednom u pola godine. Sve ostalo negativno utječe na cjelokupno psihofizičko funkcioniranje pojedinca, što može rezultirati negativnim zdravstvenim posljedicama.

4. Međuljudski odnosi

Bilo da je riječ o vezi, braku, prijateljstvu ili poslovnom odnosu, interpersonalna inteligencija iznimno je važna kako bi se osoba bez teškoća mogla povezivati s drugima, voditi ih i organizirati te rješavati sukobe. Takvi pojedinci su nadareni vođe koji shvaćaju kako društvo razmišlja i u kojem smjeru želi ići, ali pritom unose jasnu racionalnu prosudbu i kritički pogled na ono što zastupaju.

Osobe koje posjeduju ove društvene sposobnosti posjeduju zavidnu emocionalnu snagu, znaju održavati dobro raspoloženje te ostavljaju sjajan dojam u društvu. Jasno izražavaju ono što ih smeta, ne boje se ući u konflikt kako bi definirali i unaprijedili odnos, a pritom su uvijek spremni za kompromisna rješenja. 

Pročitajte članak “Interpersonalna komunikacija – vrste, oblici i savjeti“.

5. Vođenje i nadzor

Vođenje je funkcija koja obuhvaća motiviranje i usmjeravanje drugih te biranje najučinkovitijih komunikacijskih kanala za pregovore i rješavanje konflikata. Nadzor obuhvaća praćenje aktivnosti kako bi se osiguralo da se ciljevi i zadaci obavljaju u skladu s planovima te kako bi se na vrijeme ispravilo bitna odstupanja.

Koliko god ove dvije funkcije zvučale profesionalno, one su itekako važne i u privatnom životu. Pojedinci koji imaju jasan nadzor nad komunikacijom s drugima te znaju u kojem smjeru voditi razgovor rijetko se dovedu u situaciju da se s nekim svađaju ili raspravljaju, a ne znaju točno oko čega. Oni nastoje u najkraćem vremenskom roku osigurati kvalitetan dijalog u kojem obje strane jasno znaju temu i cilj razgovora, a pritom se osjećaju ugodno izraziti ono što misle i osjećaju.

Pročitajte članak “Kako popraviti komunikacijske vještine?“.

Da bi netko mogao biti organiziran, potrebno je vrijeme i strpljenje. Učenje vlastitih obrazaca razmišljanja, osjećanja i ponašanja može biti naporno i ponekad neshvatljivo. No, imajući uz sebe one koji nam iskreno žele pomoći i dati kvalitetan savjet može biti od velike pomoći u izgradnji navedenih organizacijskih vještina. Učite od najboljih, vjerujte da možete i budite strpljivi – sami sa sobom i s drugima.

Pročitajte i članke:

• U 60 sekundi naučite “vještinu” uz koju ćete zapamtiti baš sve
• Mentalno zdravlje na radnom mjestu – što može učiniti poslodavac, a što radnik?
• Kako motivirati zaposlenike i tim?
• Zašto je odmor važan za uspjeh u poslu?
• Kako što bezbolnije uploviti u radne obveze nakon godišnjeg?

• interpersonalna komunikacija
• koje su organizacijske vještine
• komunikacijske vještine
• organizacijske vještine u životopisu
• profesionalne vještine
• samopromatranje
• tehnike suočavanja sa stresom
• upravljanje vremnom

Učitaj više izvora