Savjeti za bolju organizaciju vremena i radnog dana

2 komentara
4 min čitanja

Kreni Zdravo

Prije nego krenemo na to kako uštedjeti vrijeme i dobiti dodatne dragocjene sate u danu moramo se osvrnuti na to kako se vrijeme gubi, kako odlazi na stvari na koje ne bi trebalo odlaziti.

Svaki dan trebamo određeno vrijeme potrošiti na obaveze koje nam se baš i neće raditi ali ih moramo raditi, obično to zovemo posao. Također, dio vremena trebamo odvojiti i na odmor, pauzu, ručak, zabavu i sl., na popratne stvari koje su tu da razbiju sumornu poslovnu rutinu na više dijelova i pomognu nam da izguramo dan. Organizacija dana nam pomaže naći kompromis između posla i odmora.

Tajna je u dobroj organizaciji

Od organizacije često zaziremo, a rekao bih čak i da imamo predrasude prema njoj ako zamišljamo da ona podrazumijeva pisanje sumornih tablica sa zadacima, prioritetima i vremenom potrebnim za obavljanje. Ovakav plan bio bi grozan. Zamislite samo da imate sve na minutu definirano i onda u nekom trenutku uleti nešto drugo, nešto neplanirano, recimo morate na WC. Brižno ste napravili excel tablicu u kojoj piše da od 11 30 do 11 37 morate odgovoriti na 5 e-mailova, i baš vas u 11 30 uhvati sila na WC. Uhvatit će vas panika jer nećete stići odgovoriti na e-mailove. Organizacija dana koja uzrokuje stres nije dobra organizacija.

Obilježja dobre organizacije vremena

Glavno obilježje organizacije vremena je da ušteda, organizacija štedi vrijeme. Ono što biste bez nje radili 8 sati uz nju obavite u 6 ili 7 sati. Kako? Tako što ćete iz rasporeda izbaciti aktivnosti na kojima ste dosad gubili vrijeme, recimo Facebook, zezanje, surfanje Internetom bez cilja, pregledavanje fotogalerija i sl.

Procesu organizacije treba posvetiti vremena. To nije izgubljeno vrijeme nego naprotiv, u tom vremenu ćete si posložiti stvari za taj dan pa ćete biti na dobitku. Tu ću ispričati jednu meni vrlo zanimljivu priču.

Drvosječa je cijeli dan pilio drva u šumi tupom pilom koja slabo pili. Jako se mučio i trebalo mu je puno vremena za svako drvu. Kada je prolaznik to vidio upitao ga je: Zašto ne staneš i ne naoštriš tu pilu, biti će ti lakše i brže ćeš piliti? Drvosječa je tužno slegnuo ramenima i odgovorio mu: Nemam vremena oštriti, imamo još puno drva za prepiliti.

Organizaciju vremena treba raditi ujutro, što ranije. Zašto baš ujutro? Ujutro smo još hladne/ mirne glave, popodne nam je razina stresa obično viša, a za organizaciju je bitno da smo što smireniji jer ćemo tako moći objektivnije odlučiti što nam je prioritet za danas. Moći ćemo bolje procijeniti koliko toga stignemo obaviti. Ukoliko organizaciju radimo popodne znači da ćemo jutro provesti pomalo srljajući kao guska u magli, a ako ne stignemo do podneva napraviti ono što smo naumili uhvatit će nas još i panika pa ćemo biti kao onaj drvosječa koji nema vremena naoštriti pilu pa pili s tupom pilom.

Zašto je dobro organizirati si vrijeme?

Možda ćete reći da je odgovor na ovo pitanje jasan, da je svrha napraviti plan kako biste si olakšali posao, kako biste se držali onoga što vam je prioritet za taj dan, kako biste bili efikasni. Po mojem iskustvu jedna od glavnih svrha je zapravo da postanem svjestan kada radim nešto što ne trebam, npr. provodim vrijeme na Facebooku. Moj plan aktivnosti je tu zato da mogu pogledati na njega i vidjeti da tamo ne piše “Danas ti je zadatak izgubiti 2 sata surfajući po Facebooku”. Kada to vidim lijepo ugasim Facebook i posvetim se nečemu smislenijem što je na planu.

Sadržaj plana aktivnosti

Plan je u suštini popis stvari koje treba odraditi. Postoje dva pristupa tome kako lista aktivnosti treba izgledati, ponekad to može biti jedna natuknica, recimo moja današnja natuknica je “Napisati članak za Krenizdravo”, a može biti i natuknica s opisom npr. “Napisati članak za Krenizdravo, tema je organizacija vremena, poglavlja: obilježja, svrha, česte greške”. Je li bolje napisati samo natuknicu ili dodati i opis- odlučite sami. Meni je uglavnom dovoljna natuknica, ali da si olakšam, zadatke koje znam da ću raditi pred kraj dana volim odmah ujutro i razraditi jer znam da ću pred kraj dana biti umoran i pod stresom.

Kako treba izgledati plan aktivnosti?

Ovo je individualno. Netko voli pisati, netko voli crtati. Ja sam recimo nabavio veliku ploču na koju si ujutro pišem što sve trebam napraviti, a tijekom dana to prepravljam jer mi neke stvari oduzmu više vremena od planiranog, neke obavim brže od planiranog. Netko više voli pisati liste, a netko voli grafove, recimo mentalne mape (eng. mind map). Pomaže ako koristite više boja u pisanju. Važan savjet je, budite fleksibilni u smislu da si dozvolite krive procjene, da se ne ljutite na sebe jer ste si previše toga zadali, a premalo napravili. Jedan od glavnih razloga zašto si ja volim organizirati vrijeme na ploči je taj da na ploči mogu brisati i ispravljati koliko me volja. No, nismo svi isti. Sjetite se priče s početka ovog članka o excel tablicama, brojevima, rokovima. Mene bi takva vrsta organizacije izdeprimirala, ali znam ljude koji odlično funkcioniraju upravo na taj način

Isprobavajte kako biste saznali što vam najbolje odgovara

Jedan dan si zadajte puno toga za obaviti, drugi dan manje. Probajte razne načine vođenja prana aktivnosti, crtajte, pišite, u šarenim bojama ili u jednoj boji… Želite li zaista postati “gospodar svojeg vremena” morate isprobavati i učiti na vlastitim pogreškama.

Ne postoji knjiga ili predavanje ili osoba koja vas može bolje naučiti gospodariti vremenom od vas samih.

Plan aktivnosti iz noćne more

Za kraj želim pokazati plan za koji smatram da je loš (klikni za pogled na taj plan). Prvo, on ne dopušta fleksibilnost, drugo- ima sustav nagrađivanja koji stvara nepotreban pritisak i treće- obuhvaća cijeli dan, dakle i radno i slobodno vrijeme pa se pritisak organizacije proteže s radnog dana na punih 24 sata.